PPMJ’s diary

日本製品・技術・サービスを世界に広めるピンポイント・マーケティング・ジャパンの日記です

ビジネスメール 101:ミーティングの打診

アメリカだけでなく、英語でビジネスを行う際には英文メールのやり取りが必要となります。今回は日本語のビジネスメールとはちょっと異なる、英語でのメールの書き方を「ミーティング(商談)の打診」という目的に沿ってご紹介します。

日本企業らしさを残しつつ、英語圏に適した情報配信を行うことで、ぜひ効率の良いアプローチにご活用ください。

大前提:相手のプロセスを出来るだけ減らす!

まず念頭に置いて頂きたいのは、プロセスが増えれば増えるほど返信のハードルが高まるということです。日本以上に、ポイントを端的に伝えることを意識してください。特に初対面の人に対する最初のメールが長いと、見てもらえる可能性が低くなります。50-125単語を目安にすると返信率が高まります。

ビジネスミーティングの打診に関しては、下記を意識してみてください。

  1. WHO:誰からのメールなのか(名前、会社、製品)
  2. WHY:そのメールは何が目的なのか
  3. WHAT:読み手にとってどんなメリットがあるのか(疑問にできれば尚良し)
  4. WHEN&WHERE:どこでどのくらいのミーティングなのか(長い場合は先に10分程度の電話を提案しても良い)

全てをメールで説明するのは無理です。相手にもうちょっと聞いてみようかなと思ってもらえるメールを送るのが理想的だと捉えて、シンプルに作成しましょう。

日時は相手から数案挙げてもらうのも良いですが、その日程が無理だから連絡しないということはあまり聞きません。ビジネスに興味があれば、その日は無理だけどこの日なら空いてる…という返信が来ます。先に何種類か日程を提案しておくのも相手の手間を減らすことが出来る工夫点です。

日本従来のビジネスの良さとしては丁寧さと用意周到さを活用しましょう。Do your homeworkという表現をこちらではビジネスでも多く耳にしますが、事前に相手企業のことを調査してから、具体的な提案のメールを送るとそれだけで好印象です。また、日程が決まってから事前資料を送付しておくと、相手の理解度を深めることが出来ます。

ミーティング後には速やかなフォローアップを必ず入れ、どのようなことを話し合ったのか、その後はどう進むのかを連絡しておくことで、その後のビジネスがスムーズに進みます。うまくいかった場合にもお礼メールを送り、ネットワークとして(LinkedInを活用)繋がっておくことをお勧めします。

業種によっても様々な特徴がありますので、是非テスト&改良を繰り返し、貴社ビジネスにとって最適なテンプレートを構築してください。

【参考資料】下記のタイトルを入れて検索すると関連する参考データを探せます。

セールスメールの最適な長さに関するブログ:HubSpot

The Ideal Length of a Sales Email, Based on 40 Million Emails

ミーティングのメールに関するコツ:Appfluence

Meeting Email Sample + 5 Awesome Email Tips

ミーティングのメールに関するコツ:Inc.com

How to Ask for a Meeting by Email | Inc.com